Malas mencatat? Rekam ajah

Kadang kita mendengar percakapan seperti ini:

A: eh, itu kan pernah kita diskusikan di email, dah ada keputusan belum sih....
B: bukannya udah lama banget, email tahun lalu udah kuhapus....

Kejadian seperti ilustrasi diatas kadang kala terjadi di sekitar kita. Diskusi via email yang berakhir tanpa simpulan dan akhirnya tenggelam bahkan emailnya pun hilang atau yang mendiskusikan sudah keluar dari organisasi. Sampai suatu saat ada permasalahan itu muncul kembali atau generasi selanjutnya menjumpai permasalahan itu, maka akan terjadi lagi diskusi yang sama dan berawal dari nol kembali.
Hal itu tentu kurang efektif bagi organisasi, waktu dan pikiran akan terbuang untuk mendiskusikan suatu permasalahan yang relatif sama dan selalu mengulang dari awal.
Kegiatan yang sifatnya mengarah ke diskusi, sebaiknya kita komunikasikan melalui forum diskusi. Semua pembicaraan kita akan tetap tersimpan, sehingga walau sudah berselang waktu lama, kita masih bisa ikut berdiskusi.
Mungkin banyak orang malas menggunakan forum diskusi karena harus kita yang aktif, mulai mengetikkan alamat web forum diskusi, memilih topik dan memilih thread diskusi. Berbeda dengan email, ketika ada email masuk, yang ternyata adalah suatu bahan untuk didiskusikan, maka jika memang kita ingin berkomentar kita tinggal reply, dan jika tidak, ya sudah kita abaikan saja email itu.
Ada fasilitas kunci yang bisa membuat forum diskusi senyaman menggunakan email

• monitoring to email:

ada fasilitas yang memfasilitasi kita untuk memilih topik mana yang ingin kita monitor, sehingga setiap ada thread baru atau comment di topik tersebut akan ada notifikasi ke kita via email lengkap dengan isinya.

• post dan comment by email

ada fasilitas yang memungkinkan kita untuk memposting thread baru dan membuat comment melalui email.

Paling tidak dengan adanya dua fasilitas diatas, kita akan bisa berdiskusi tetap dengan menggunakan fasilitas email. Sekaligus kita juga bisa mendokumentasikan diskusi yang sudah kita lakukan. Baca selengkapnya denYoga 's Perspektif: March 2012

Menyiapkan Staf Baru di Hari Pertama

Pengalaman di hari pertama masuk kerja tentu saja membuat kita excited dan ingin segera bisa berkolaborasi dengan anggota tim lainnya. Tetapi terkadang ada juga yang menemui 'kesialan' seperti ilustrasi kejadian yang dialami oleh seorang Tester di hari pertama masuk kerja-nya:

'Web browser tidak bisa untuk membuka google.com ataupun url lainnya; aplikasi YM juga tidak bisa login; setelah dilakukan pengecekan konfigurasi jaringan, ternyata juga sudah terkonfigurasi dengan benar; melakukan instalasi aplikasi server xampp juga gagal dan membuka http://localhost juga tidak muncul; kemudian diminta untuk mempelajari file pdf yang berisi tutorial framework, tetapi ternyata belum ada pdf reader yang terinstall; akhirnya angkat-angkat mencoba dengan mengganti cpu lainnya yg ada, ternyata juga ada masalah juga. terpaksa deh, memakai pc staf lain yang kebetulan lagi dinas luar.....'

Beberapa konsekuensi yang bisa timbul dari kurang nya persiapan:

• staf baru menjadi mundur dari target kesiapan untuk diberi assignment sesuai dg jobdesc
• berpeluang mengganggu orang sekitarnya, karena terpaksa harus membantu mensolusikan masalahnya
• mentor tidak bisa melakukan pekerjaan hariannya karena harus mendampingi di samping staf baru untuk memberikan tutorial atau informasi secara lisan secara berulang-ulang di setiap ada staf baru masuk

Beberapa harapan dari perspektif saya untuk seorang staf baru di hari pertamanya:

• login ke komputer sesuai informasi yang telah diberikan
• mengaktifkan instan messenging dan berkoordinasi disana
• membaca dan mempraktekkan sesuai yang ada di dokumen petunjuk bagi staf baru
• bisa siap diberi assignment sesuai target yang telah ditetapkan

Nah, sebenernya apa sih yang perlu dipersiapkan:

• memastikan komputer dalam kondisi normal
• software default telah terinstall
• dokumen petunjuk untuk staf baru

Memastikan komputer dalam kondisi normal

• Bersih dari virus (untuk yang M$)
• Bisa melakukan copy data via port usb
• Bisa mengakses ke web intranet dan internet; kecuali ada policy khusus terkait penggunaan internet
• Bisa melakukan print dokumen
• Bisa membuka file sharing dari komputer lain dan bisa share file untuk komputer lain
• Telah siap untuk chatting; misalnya YM atau yang lainnya

Software default telah terinstall
Dengan demikian staf baru tidak perlu menghabiskan hari pertamanya untuk instal-instal software Office, Firefox, atau bahkan Apache. Staf baru bisa langsung menggunakan software tersebut misalnya untuk chatting, membaca file pdf tutorial. Jika memang software yang ada dirasa kurang nyaman, bisa diganti dengan yang biasanya digunakan olehnya, misalnya software text editor, dll.
Jika software seperti apache, php, database sudah diinstal, maka selanjutnya staf baru tersebut bisa melakukan konfigurasi sendiri; sekalian untuk latihan melakukan konfigurasi apache dan php. Perusahaan perlu membuat daftar software-software default lengkap dengan dokumentasinya, misalnya: lokasi instalasi apache dan php ada folder mana, dll.

Dokumen petunjuk untuk staf baru
Agar staf baru mengerti apa saja yang perlu dilakukan terutama di hari-hari pertama, maka perusahaan perlu membuat guidence yang berisi informasi serta todolist yang perlu dilakukan sebelum dinyatakan siap untuk diberi assignment.

• Informasi account: account email, login komputer, hak akses wifi
• Kontak penting: informasi email, no handphone, id ym, id jabber milik supervisi serta orang penting lainnya yang perlu dikontak jika ada masalah selama masa inisiasi.
• Tutorial todolist; misalnya: tutorial setting software email client, chat software, apache dan php, dll.

Harapannya dengan ada nya penyiapan yang baik serta dokumen panduan untuk staf baru maka setiap ada staf baru yang masuk di hari pertama nya akan efektif dan bisa mulai bekerja sesuai dengan guidance yang diinginkan oleh perusahaan, Semakin jelas penjelasan dalam dokumen tersebut tentunya akan semakin auto run dan tidak perlu ada mentor yang duduk seharian disamping staf baru.

Baca selengkapnya denYoga 's Perspektif: March 2012