Malas mencatat? Rekam ajah

Kadang kita mendengar percakapan seperti ini:

A: eh, itu kan pernah kita diskusikan di email, dah ada keputusan belum sih....
B: bukannya udah lama banget, email tahun lalu udah kuhapus....

Kejadian seperti ilustrasi diatas kadang kala terjadi di sekitar kita. Diskusi via email yang berakhir tanpa simpulan dan akhirnya tenggelam bahkan emailnya pun hilang atau yang mendiskusikan sudah keluar dari organisasi. Sampai suatu saat ada permasalahan itu muncul kembali atau generasi selanjutnya menjumpai permasalahan itu, maka akan terjadi lagi diskusi yang sama dan berawal dari nol kembali.
Hal itu tentu kurang efektif bagi organisasi, waktu dan pikiran akan terbuang untuk mendiskusikan suatu permasalahan yang relatif sama dan selalu mengulang dari awal.
Kegiatan yang sifatnya mengarah ke diskusi, sebaiknya kita komunikasikan melalui forum diskusi. Semua pembicaraan kita akan tetap tersimpan, sehingga walau sudah berselang waktu lama, kita masih bisa ikut berdiskusi.
Mungkin banyak orang malas menggunakan forum diskusi karena harus kita yang aktif, mulai mengetikkan alamat web forum diskusi, memilih topik dan memilih thread diskusi. Berbeda dengan email, ketika ada email masuk, yang ternyata adalah suatu bahan untuk didiskusikan, maka jika memang kita ingin berkomentar kita tinggal reply, dan jika tidak, ya sudah kita abaikan saja email itu.
Ada fasilitas kunci yang bisa membuat forum diskusi senyaman menggunakan email

• monitoring to email:

ada fasilitas yang memfasilitasi kita untuk memilih topik mana yang ingin kita monitor, sehingga setiap ada thread baru atau comment di topik tersebut akan ada notifikasi ke kita via email lengkap dengan isinya.

• post dan comment by email

ada fasilitas yang memungkinkan kita untuk memposting thread baru dan membuat comment melalui email.

Paling tidak dengan adanya dua fasilitas diatas, kita akan bisa berdiskusi tetap dengan menggunakan fasilitas email. Sekaligus kita juga bisa mendokumentasikan diskusi yang sudah kita lakukan.